Cada vez son más los procesos que se adaptan al entorno digital y uno de ellos es la firma. 
Hoy en día, las dificultades para coincidir en un mismo lugar y firmar acuerdos o contratos laborales ha incrementado el uso de la firma electrónica. Un concepto jurídico que existe en Chile desde 2002.
La Ley N° 19.799 es el marco legal para la firma electrónica en el país. Se complementa por el Reglamento DS N° 181/2002. Esta es el equivalente electrónico de la firma manuscrita y es un mecanismo diseñado para verificar la autenticidad de la autoría de una transacción electrónica o de un documento electrónico.
¿Cuál es la validez de los documentos suscritos por medio de la firma electrónica?
La firma electrónica no es una práctica nueva, pero sigue generando dudas entre quienes aún no la utilizan. Si tu empresa quiere hacer uso de este mecanismo es importante que tengas claro las circunstancias bajo las cuales tiene validez.
El artículo Nº3 de la Ley N° 19.799 establece que los contratos o actos suscritos por medio de una firma electrónica tienen la misma validez que los celebrados por escrito y en soporte de papel y producen los mismos efectos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que existen dos tipos de firmas electrónicas: la simple y la avanzada, y cada una satisface las necesidades de un perfil de usuario específico.
Firma electrónica simple vs. avanzada
La firma electrónica simple es una propiedad digital no certificada con la que se puede identificar al autor de un documento. Dentro de este tipo de firmas se incluye el proceso de integrar el nombre de una persona al final de un correo electrónico, una imagen escaneada de una firma manuscrita, una huella digital, entre otros.
La firma electrónica avanzada, por su parte, es una firma que está certificada por un prestador acreditado. Con ella podrás firmar digitalmente cualquier documento público o privado, y le otorga el mismo valor legal que si fuera un documento firmado en papel. Es el tipo de firma que debes utilizar cuando la ley así lo exija como en:
- Instrumentos públicos electrónicos como certificado del Registro Civil, copia de una escritura pública, entre otros.
- Formularios relacionados con la creación, variaciones o disolución de empresas del Registro de Empresas y Sociedad.
- Mandatos judiciales.
Ventajas de la firma electrónica
La firma electrónica, tanto la simple como la avanzada, puede ofrecer muchos beneficios a las empresas y a sus trabajadores. ¿De qué manera exactamente puede ayudarles?
- Facilita la innovación en las empresas.
- Reduce gastos de gestión y traslado.
- Ahorra tiempo.
- Reduce la cantidad de documentos en formatos físicos, lo que facilita el almacenamiento.
- Garantiza la autenticidad de la firma, ya que no puede ser alterada.
- Disponibilidad en cualquier lugar.
La firma electrónica permite agilizar procesos en las empresas y no quedar relegados ante la innovación digital. Si quieres aprovechar las ventajas de este mecanismo de autenticación y no estás seguro de qué pasos seguir, apóyate en expertos legales como nosotros. ¡Contáctanos!
