Un buen registro de asistencia laboral se asocia con una compañía organizada que controla la jornada de forma eficiente para impactar de manera positiva su productividad. Pero más allá de esto, como empleador debes saber que este registro es una regulación legal.
Es una labor que forma parte de las obligaciones de las empresas ante la ley. Así lo establece el artículo 33 del Código del Trabajo. El objetivo es controlar la asistencia para determinar las horas de trabajo de los empleados, sean ordinarias o extraordinarias.
Tipos de registro de control de asistencia autorizado por la DT
Siendo el registro de asistencia laboral una obligación del empleador, es fundamental conocer qué mecanismos se pueden utilizar para ello. La Dirección del Trabajo (DT) permite cinco tipos de registro:
1. Libro de asistencia
Es el método clásico para llevar el control de la asistencia y el más sencillo de usar, pues solo se necesita un cuaderno. Hay que registrar varios datos: nombre del empleador, fecha, RUT, hora de ingreso y egreso, y firma. A pesar de su sencillez, no es tan fiable, pues los trabajadores pueden colocar las horas que quieran, sin que sean las verdaderas, por ejemplo.
2. Reloj control con tarjeta de registro
También es un método muy usado. Consiste en un aparato que, mediante una tarjeta, calcula las entradas y salidas del empleado. Se puede instalar en cualquier lugar de la empresa. Se considera un tipo de registro obsoleto, porque no permite ver la información en tiempo real.
3. Registro electrónico-computacional con tarjeta de cinta magnética
La cinta magnética permite almacenar información de todo tipo, como datos para el registro de asistencias. Para ello, se usan tarjetas que pueden pasarse por bandas magnéticas. Destaca del método anterior porque permite ver información en tiempo real.
4. Sistema computacional de control biométrico
Se trata de sistemas de reloj control que usan datos biométricos como huella dactilar, registro de rostro y de palma. De este modo, el registro de asistencia laboral es muy sencillo. Existen equipos con límites de hasta 10 mil huellas dactilares, por ejemplo.
5. Sistemas de geo-referenciación o ubicación satelital (GPS)
Este es métodos más recientes para el registro de control de asistencia. Consiste en una aplicación que valida si un empleado asistió a su puesto en un lugar fuera de la típica oficina. Por ello, es un sistema ideal para rubros como outsourcing o faenas industriales y/o mineras.
¿Quién debe hacer el registro de asistencia laboral?
Debes tener claro que la empresa es la responsable del correcto uso del registro de asistencia laboral. Siendo una obligación que afecta al empleador, es este quien debe preocuparse porque el sistema de control de asistencia funcione y sea llevado de manera adecuada por su personal.
Sin embargo, a pesar de que el empleador es el administrador y responsable del sistema, no le corresponde el registro de asistencia laboral de cada trabajador. Es decir, son estos, de forma personal, quienes tienen que registrar su asistencia diariamente, marcando las horas de entrada y salida en el método seleccionado para el control.
De modo que, es improcedente que sea la persona a cargo del control de asistencia quien registre las tarjetas o la información en el libro. De ser así, debes saber que los trabajadores podrían denunciar a la compañía ante la Inspección del Trabajo.
¿Puede la empresa descontar las horas de atraso de la remuneración del empleado?
Esto es de suma importancia porque muchos empleadores creen, erróneamente, que un retraso puede avalar un descuento en la remuneración del trabajador. Si bien es cierto que si este no cumple con su jornada laboral, el pago puede verse afectado, para su aplicación hay que considerar otros aspectos.
La legislación vigente establece que para que el empleador pueda descontar los atrasos en los que ha incurrido un trabajador, debe esperar al término de la semana laboral. Es en ese momento cuando se podrá saber si este cumplió con la totalidad de horas de su jornada laboral o si hizo menos.
Por ejemplo, si el empleador debe trabajar 45 horas a la semana y las cumplió a pesar de haber llegado tarde un día, la empresa no puede descontar dinero de su sueldo. Sí, por el contrario, al final de la semana la sumatoria de horas resulta en 43, el empleador está en derecho de descontar las dos horas faltantes.
¿Qué pasa si no se lleva el registro de asistencia laboral?
Las sanciones que estipula la Dirección del Trabajo por no tener registro de asistencia y determinación de las horas de trabajo son altas. Según el tipificador de hechos infraccionales, la multa puede ir de 3 UTM hasta 60 UTM, dependiendo del tamaño de la empresa.
Si quieres evitar inconvenientes relacionados con el registro de asistencia laboral y otras obligaciones legales como empleador, te recomendamos apoyarte en expertos en el área.
